Oficina sin papeles – Integrada con Microsoft Dynamics

Llevamos muchos años hablando de la oficina sin papeles, todos los análisis de reducción de costes e incremento de la productividad, incluyen recomendaciones sobre la integración automática de documentos, digitalización certificada, factura electrónica, gestión documental, firma electrónica de documentos y algo muy recurrente en las ultimas auditorias, la centralización y búsqueda de documentación en los sistemas de correo electroónico.

Hoy hemos preparado un monográfico de estas soluciones, que creemos que dado su bajo coste y su alto rendimiento, pueden ayudar a su organización a mejorar su cuenta de resultado y su competitividad.

1 – Digitalización de documentos y digitalización certificada
2 – Factura Electrónica
3 – Archivado y centralización de correos


Digitalización de documentos y digitalización certificada

Digitalización Certificada
Digitaldocu es un software on-line destinado a la organización, gestión y digitalización de documentos, basado en web 2.0 y que permite el acceso desde cualquier ubicación.

Los archivos que puede insertar fácilmente a su Digitaldocu pueden ser de distinta índole, como documentos de texto en pdf, word, excel, imágenes, etc… pero además permite la digitalización certificada de documentos físicos adquiridos desde cualquier dispositivo de captura de imágenes, como un escáner o cámara. Todo ello desde la misma aplicación y sin problemas de incompatibilidad, generándose automáticamente una versión en PDF de su documento en papel, del cual ya puede prescindir a todos los efectos, puesto que la aplicación y sus procesos están homologados por la AEAT.

Aparte de estas características especiales, la solución integra la infraestructura necesaria para el archivado en sí de los ficheros de un modo práctico, organizados por categorías, subcategorías, clientes, fecha, etc…
Caben destacar otros módulos y funciones integradas, como la posibilidad de aplicar nuestra firma digital a los documentos, realizar un grapado virtual de los mismos, el reconocimiento de texto automático en imágenes, el segumiento de los archivos y usuarios, o la integración directa con aplicaciones de terceros.

Digitaldocu es una herramienta robusta en su estructura de programación y seguridad, sencilla en cuanto a facilidad de uso, y funcional a la hora de optimizar tiempo, recursos y espacio.

Integración con Microsoft Dynamics Nav (Navision) Ax (Axapta)
Su integración con las soluciones de Microsoft Dynamics nos permiten gestionar toda la documentación administrativa, integrar facturas de proveedor, documentos comerciales e incluso automatizar el archivado de las facturas con certificación digital de proveedor y su almacenamiento, minimizando los costes y esfuerzos del almacenaje fisico.

La solución ofrece dos versiones distintas… «Cloud» e «Híbrida», y con dos formas de licenciamiento, SaaS (pago por uso) o adquisición de licencias on premise.


Factura Electrónica

Factura electrónica
Adaptarse a los cambios es una capacidad de primer orden. La facturación está cambiando, al igual que muchos procesos en el ámbito de la empresa, y desde Alxia queremos ayudaros a adaptaros rápidamente a la nueva realidad de la facturación electrónica, por eso hemos lanzado este nuevo servicio que permite a nuestros clientes aprovechar todas las ventajas de la facturación electrónica, bajo la modalidad de servicio, sin necesidad de adquirir software adicional o complejas infraestructuras. Obteniendo beneficios económicos desde el primer día.

Nuestra solución esta completamente integrada en su solución Microsoft Dynamics Nav, y es compatible con cualquier otra solución ERP del mercado y su puesta en marcha se reduce a unas pocas horas. Hasta ahora, una gran cantidad de proyectos E-factura han fracasado, el destinatario rechaza el recibir facturas que «no entiende» al ser un fichero «raro» en formato XML. Con nuestra solución esto no sucede, el receptor de la factura recibe como siempre su factura, en formato pdf, eso si, con todas las especificaciones legales (Firmas digitales según Real Decreto 1496/2003 y Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE)
Además es posible el añadir a sus facturas de forma automática tanto los albaranes, pedidos, partes que desencadenaron la emisión de la factura, todo esto de forma automática y sin intervención por parte de su departamento de administración.

¿Ventajas? Haga cuentas…
La facturación electrónica nos reporta beneficios claros y palpables desde el primer momento, ahorrando tiempo y dinero, además de contribuir al cuidado del medio ambiente, reduciendo el consumo de papel.
Sin ni siquiera saberlo usted puede estar sufriendo las consecuencias del procesado manual de las facturas, debido a retrasos en la facturación, en el pago, etc.
BENEFICIOS INMEDIATOS
  • Disminución de costes por factura emitida (papel, impresora, tinta, manipulación, envió)
  • Elimina la manipulación de impresión, plegado, ensobrado y franqueo,
  • Mayor seguridad del envió electrónico.
  • Entrega inmediata de facturas, eliminando retrasos.
  • Optimización y Automatización global del proceso de facturación.
  • Eliminar tareas de poco valor añadido.
  • Mayor eficiencia en la gestión, auditoría e inspección.
  • Mejora y consolidación de la relación con los clientes.
  • Recepción inmediata de facturas.
  • Optimización de la tesorería.
  • Disminución del fraude.
  • Ahorro de espacio y gestión más rápida y efectiva.
  • Seguridad total, la firma electrónica garantiza la imposibilidad de modificar una factura.
  • Fácil utilización, sólo se necesita un certificado digital.
  • Escaneo con reconocimiento automático de albaranes, pedidos, partes de trabajo…
  • «Grapado» automático de documentos que componen la factura, anexándose a la misma en forma de miniaturas para efectuar después su firma y envío.
  • La generación del pdf resultante de la facturación puede ser una sola factura o un lote de facturas.
  • Beneficios Medioambientales, menor consumo de papel y energía

Archivado y centralización de correos

Archivado email
Digitalmail es la solución avanzada destinada a la centralización y custodia de correos electrónicos de todas sus cuentas (gmail, hotmail, exchange…), siendo archivados y tratados como cualquier documento mercantil dentro del programa de gestión Digitaldocu.

Los e-mail y sus adjuntos son almacenados en bases de datos, lo que facilita búsquedas eficaces tanto en el cuerpo del correo como en sus archivos, derivando en una mejor organización, mayor control y una liberación considerable de espacio en sus buzones de correo.

Ahora gratis para todos los clientes de Ditaldocu.

Copias centralizadas desde varias cuentas y correos locales
Históricamente nos hemos preocupado de hacer copias de seguridad de nuestro disco duro y sus ficheros, en CD, DVD, etc… lo cual siempre resultó bastante sencillo, pero si ha tratado en alguna ocasión salvaguardar sus correos electrónicos y los datos de su cliente local sabrá que es una tarea bastante más tediosa, al igual que puede serlo recuperarlos después.
Digitalmail va transfiriendo automáticamente a un archivo central los correos de todas las cuentas que hayamos especificado, directamente desde bandejas online (IMAP, POP3, Exchange, Office 365) y también desde archivos PST generados por clientes de correo electrónico en local.
Esto va a permitir mantener una copia de todos los correos de forma centralizada y organizada, y no dispersos online en diferentes cuentas o distintos equipos de su empresa, otorgándole no solo seguridad y control, sino organización, facilidad de acceso y búsqueda, incluso por varios usuarios en cualquier momento.
¿Búsquedas o algo más que búsquedas?
La búsqueda por parámetros y de texto completo de Digitalmail funciona incluso con cantidades muy grandes de datos sin ningún tipo de retraso de tiempo notable, pero quizás lo más interesante es que también es capaz de encontrar cualquier tipo de archivo adjunto en los correos, incluso ser localizados por el contenido de los mismos aunque estos fuesen imagenes, documentos de texto, pdf, etc…
Independencia, continuidad y seguridad
Hoy en dia la cantidad de servicios de correo gratuito (gmail, hotmail, etc…) invitan a que la gestión del mismo se realice online, lo cual puede resultar muy cómodo, pero también un tanto inseguro, ya que dependemos en última instancia de servicios de terceros, y por otro lado tampoco disponemos de una copia de los correos en servidores locales propios que permitan una organización y control directo sobre los mismos, incluso si alguno de ellos hubiera sido eliminado por error, problemas técnicos o bien de forma intencionada por algún empleado.
Con independencia de lo que ocurra online o en su cliente de correo local (Outlook Express, Thunderbird, etc…), en diferentes cuentas y equipos, todo habrá sido almacenado de forma automática en Digitalmail, con lo que obtendrá un nivel superior de seguridad, control y capacidad.
Correo electrónico y legalidad
Los mecanismos de comunicación y relación entre empresas están basados principalmente en documentos y correos electrónicos, por lo que cada dia más están siendo aceptados como prueba en procesos judiciales; incluso la mayoría de países han dictado leyes o normativas que exigen entre otras cosas que las empresas mantengan su correo disponible en casos de litigios o controversias jurídicas.
Disponer de todos sus correos y movimientos en un lugar central y seguro desde el que poder recuperarlos fácilmente le permitirá responder con rapidez y fiabilidad ante estos casos.
Versiones Cloud e Hibrida
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